Aby uzyskać Znak Jakości dla instytucji szkoleniowych TGLS Quallity Alliance należy poddać się samoocenie oraz weryfikacji spełnienia standardów przeprowadzanemu przez niezależnego i bezstronnego wizytatora. Wynik tych procesów determinuje czy instytucji zostanie przyznany Znak Jakości. Znak jakości jest przyznawany na usługi szkoleniowe (szkolenia dla osób dorosłych odbywające się w czasie rzeczywistym), niezależnie od tematyki prowadzonych szkoleń.
Krok 1: Samoocena i instruktaż
Celem dokonania samodzielnej oceny jakości prowadzonej przez siebie instytucji szkoleniowej należy wypełnić formularz samooceny.
Pytania zawarte w kwestionariuszu dotyczą pełnego zakresu funkcjonowania instytucji szkoleniowej i podzielone są na następujące obszary:
Instytucja szkoleniowa przystępując do procesu oceny jakości oświadcza, że posiada min. dwa lata doświadczenia w prowadzeniu szkoleń, w okresie ostatnich dwóch lat, w czasie których realizowała usługi szkoleniowe (łącznie min. 500 godz. lekcyjnych doświadczenia w prowadzeniu szkoleń)
W przypadku kiedy instytucja szkoleniowa działa na rynku krócej niż dwa lata, może ubiegać się o znak jakości dla instytucji szkoleniowych na podstawie spełnienia jednego z poniższych warunków:
- właściciel firmy posiada udokumentowane 5-letnie doświadczenie (trenerskie/nauczycielskie) w prowadzeniu szkoleń, w okresie ostatnich 5 lat (łącznie min. 500 godz. lekcyjnych doświadczenia w prowadzeniu szkoleń);
- instytucja szkoleniowa zatrudnia na podstawie umowy o pracę osobę metodyka/kierownika merytorycznego, który posiada udokumentowane 5-letnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń, w okresie ostatnich 5 lat (łącznie min. 500 godz. lekcyjnych doświadczenia w prowadzeniu szkoleń). Metodyk/Kierownik merytoryczny musi być zatrudniony przez cały okres obowiązywania Znaku Jakości, w wymiarze co najmniej 1/2 etatu.
Ankieta samooceny
Aby otrzymać dostęp do ankiety samooceny proszę wypełnić poniższe pola. Dostęp do ankiety nadaje Koordynator ds. Audytów i przesyła go drogą mailową do 3 dni od wypełniania formularza.
Przykładowe zagadnienia poruszone w formularzu samooceny
- okres funkcjonowania instytucji szkoleniowej
- struktura organizacyjna i zakresy odpowiedzialności
- umowy z klientami
- obsługa klientów i procedury zgłaszania uwag, reklamacji, rezygnacji
- dokumenty (ankiety, umowy, regulaminy, ulotki, kwestionariusze itp.)
- przestrzeganie zasad uczciwej konkurencji
- przestrzeganie zasad dobrych praktyk w kontaktach z klientami
- wykształcenie i doświadczenie dyrektora/kierownika merytorycznego
- zakres obowiązków dyrektora merytorycznego
- wykształcenie i doświadczenie trenerów
- procedura rekrutacyjna trenerów
- udział w szkoleniach i doskonalenie zawodowe trenerów
- tabela poziomów i sposób kwalifikacji słuchaczy
- program nauczania dla wszystkich poziomów zaawansowania/stopni trudności
- sposoby weryfikacji postępów i zadowolenia
- pomoce dydaktyczne dla trenerów i słuchaczy
- zajęcia dodatkowe i ich dostępność
- sposoby dokumentowania zajęć
- sposób rozliczania zajęć z trenerami
- obserwacje zajęć
- cele szkoleń i weryfikacja ich osiągnięcia
- sposób prowadzenia zajęć
- wyposażenie pomieszczeń w pomoce dydaktyczne i sprzęt audio/video
- wielkość sal, poczekalni, dostęp do WC.
Krok 2: Weryfikacja spełnienia standardu
Po wypełnieniu ankieta zostanie przeanalizowana przez naszego pracownika i w przypadku konieczności wdrożony instruktaż. Jeżeli stan faktyczny prowadzonej instytucji szkoleniowej odzwierciedla zadeklarowane w ankiecie aspekty to znaczy w z obszaru 1-4 muszą Państwo uzyskać wynik 90%, natomiast z obszaru 5 – 50% to spełniacie Państwo wytyczne do uzyskania Znaku Jakości TGLS Quality Alliance.
Po pomyślnym przejściu instruktażu i rozpatrzeniu formularza akredytacyjnego, koordynator ds. akredytacji uzgadnia z osobą do kontaktu z ramienia firmy termin inspekcji. Wizytacja odbywa się w terminie 2 – 6 tygodni od daty wniesienia opłaty. W zależności od rozmiaru instytucji inspekcja trwa kilka godzin do 1 dnia roboczego. Opłata zawiera wszystkie koszty związane z instruktażem i weryfikacją, również dojazd i ewentualny nocleg wizytatora. Weryfikacja rozpoczyna się w godzinach porannych i kończy w godzinach popołudniowych i obejmuje między innymi: rozmowy z dyrekcją, pracownikami sekretariatu, trenerami, przegląd dokumentacji, obserwacje zajęć.
Krok 3: Przyznanie Znaku Jakości
Wynik weryfikacji w postaci sprawozdania z jego przeprowadzania jest następnie porównywany z ankietą samooceny i na tej podstawie TGLS podejmuje decyzję o przyznaniu Znaku Jakości lub o odmowie jego przyznania.
Znak Jakości dla instytucji szkoleniowych przyznawany jest na 3 lata.
Instytucja szkoleniowa oznaczona znakiem jakości TGLS Quality Alliance ma obowiązek umieszczenia tej informacji na głównej stronie www swojej instytucji i obowiązek usunięcia go z niej najpóźniej w ostatnim dniu okresu, którego dotyczy akredytacja. Rokrocznie w okresie obowiązywania akredytacji pracownik TGLS zdalnie weryfikuje utrzymania standardów.
Aktualna tabela opłat za instruktaż z audytem dla instytucji szkoleniowych jest dostępna w sekcji Opłaty.
Znak jakości dla instytucji szkoleniowych TGLS QA umożliwia instytucji szkoleniowej realizowanie usług rozwojowych finansowanych ze środków publicznych za pośrednictwem Bazy Usług Rozwojowych (BUR).
